RPA — Robotik Süreç Otomasyonu
Dijital dönüşümün getirdiği/gerektirdiği teknolojiler arasında sıkça duyduğumuz terimlerden birisi de RPA(Robotic Process Automation).
Türkçe ifadesi “Robotik Süreç Otomasyonu” şeklinde olan RPA, insanı taklit edebilen yazılım robotları sayesinde süreçleri otomize ederek, insana göre çok daha hızlı ve hatasız olarak 7x24 tekrar tekrar çalıştırabilmenizi sağlar.
Tekrar eden, rutin ve yoğun iş süreçlerinizin, hızlı ve hatasız şekilde yazılım robotlarınca gerçekleştirildiğini düşünün. Tıpkı bir insan gibi, sizin kullandığınız arayüzde, sizin izlediğiniz adımları izleyerek işlerinizi tıkır tıkır yapan minik sanal robotlar. Birbiriyle entegre olamayacak veya entegrasyonu/otomasyonu yüksek zaman/maliyet gerektirecek süreçler için biçilmiş kaftan.
RPA ürünleri, pazar büyüklüğü ‘nün 2022 yılında 4,3 milyar dolara yükselmesi bekleniyor.
Bugün ismini bildiğimiz hemen hemen her şirket muhtemelen bir RPA uygulaması kullanıyor.
Örneklerle çalışma şekli :
Her sabah TCMB’nin sitesinden güncel kur değerlerini bir excel dosyasına aldığınızı, bir önceki güne göre artanları yeşile, düşenleri kırmıza boyayıp, “güncel kur değerleri ektedir” başlıklı bir maile ekleyip belli kişilerle paylaştığınızı ve ardığından bu kur değerlerini, lokal şirket uygulamanıza login olup, ilgili alana elle girip kaydettiğinizi, ardından farklı menülerden raporlar çekip farklı ekiplere/kurumlara ilettiğinizi düşünelim. RPA için çocuk oyuncağı. Tüm bu süreç bir rpa job’ını oluşturuyor. Belirlenen bir zamanda çalışabilir veya manuel tetiklenebilir.
Başka bir örnek vermek gerekirse, yine bir robota binlerce tekrar içeren bir iş verdiğimizi düşünelim. Örneğin mail ekinde gelen excel dosyalarındaki kredi kartı başvuru formlarının birisi web tabanlı, birisi paket program olan iki ayrı bankacılık uygulamasına kaydedilmesi gerektiğini düşünelim ve başvuru formlarının da yağmur gibi yağdığını.. Robotumuz mail uygulamasını takip ediyor ve başlığında “KK Başvuru Formu” yazan her mailin excel ekini, belirttiğimiz folder’a kaydedip, excel içerisindeki tüm verileri, hepsini doğru yerlere olmak üzere 2 farklı bankacılık uygulamasına giriş yapıyor. Her 100 kayıt işleminde bir dosyaları zip’leyip arşivliyor ve bize işler tıkırında diye rapor(mail bilgilendirmesi) veriyor. Ekte excel dosyası yok mu, sorun değil, robotumuz sizden öğrendiğini yapıyor ve maili reply yaparak, ekte dosya olmadığını belirtiyor. Excel içeriklerinden biri hatalı mı? Robotumuz yine maili reply yaparak ilgili hatadan dolayı o excel’in kaydedilmediğini bildiriyor ve sonraki mailden devam ediyor..
Belki bir başka robotta bu kişiler için KKB Risk Puanı sorgulamalarını yapıyor..
Robotumuz bu koşuşturmaca içindeyken çalışma saati gelen başka bir iş olduğunda, veri girişine ara verip, zamanı gelen diğer işi çalıştırabilir ve iş bittiğinde kaldığı yerden devam edebilir. Tabi robotumuz iki taneyse, zamanı gelen işle bir diğeri ilgilenebilir.
Kimlere lazım :
RPA, işletmelerin tüm departmanlarında, özellikle veri girişinin sık yapıldığı, farklı platformlardan derlenen veriler ile raporlamaların yapıldığı ve belli zamanlarda belli proseslerin çalıştırıldığı operasyonel süreçlerde, hatasız, daha hızlı ve durmaksızın etkin bir şekilde çalışabilir.
Bol keseden atmış gibi olmayalım.. Bu üç ifadeyi açmak gerekirse;
Hatasız : Her job, geliştirildikten sonra belli bir süre hata vermeye yatkındır. Bunun temel sebebi, tüm olasılıkların(işin doğası gereği) robota henüz öğretilmemiş olmasıdır. Bizim dahi beklemediğimiz bir senaryoyu robotun karşılaması beklenemez elbette. Ancak otomizasyon başladıktan sonra kısa süre içerisinde beklenmeyen tüm senaryoların tespiti ve önleminin alınması beklenir. İşinde tecrübelenen robotumuz, bu noktadan sonra, insan davranışı hatalarına karşı daha güvenli hale gelir. Yanlış yere tıklama, işi tamamen/kısmen unutma, yanlış raporu çekme, yanlış kişiye/gruba maili gönderme vs. gibi uzayıp giden olası hatalar robotumuzun gündeminde değildir.
Daha hızlı : Robotumuza veri girişi(klavye kahramanlığı) ve mouse tıklama hızında rakip olmak mümkün değildir zira beklenen öğenin ekranda görünmesiyle ona tıklaması bir olur. Aynı şekilde veri girilecek alana veriyi adeta copy-paste yaparcasına hızla girebilir. Excel, word, txt, pdf gibi dosyaları açmadan içerikleri üzerinde bizim için dakikalar sürecek işleri sanilerle yapabilir.
Durmaksızın : Robotumuz 7x24 emrimize amadedir. Elbette nadiren de olsa sunucu veya uygulama bazlı beklenmeyen bir durumla karşılaşabilir ama RPA Admin’imiz bunun için oradadır.
Bir RPA Yazılımı Nelerden Oluşur :
RPA ile kaydettiğiniz her bir işin(job) koşulması “ROBOT” olarak tanımlanan sanal insan simülatörü tarafından yapılır. İşin zamanı geldiğinde, bir robot o işi başlatır ve iş sonlanana kadar meşgul durumdadır. Her robot aynı anda sadece bir job çalıştırabilir. Elindeki işi tamamladığında, sonraki işe geçmeye hazırdır.
Eğer birden fazla robotunuz varsa, pek çok farklı işi aynı anda farklı robotlar üzerinde çalıştırabilirsiniz. Bir RPA uygulamasına çok sayıda robot eklenebilir, ancak elbette her yeni robot ek bir maliyet(lisans) demektir.
RPA Yazılımları genelde, bir uygulama geliştirme ortamı, robotlar(işçiler) ve bir orchestrator(kontrol paneli) içerecek şekilde benzer yapıdadır.
Geliştirme ortamında oluşturulan her bir iş parçacığı orchestrator’a eklenir. Orchestrator da schedule edilir ve zamanı geldiğinde/tetiklendiğinde orchestrator robot’u o işe atar. Burada job’ların ve robot’ların tüm faaliyetleri yönetilebilir ve raporlanabilir.
Yürütülen işler her zaman mouse clickleri ve klavye girişleri şeklinde bir insanın iş yapışının taklidi değildir. Excel tablolarından veri alarak bunlar üzerinde işlemler gerçekleştirme, ftp bağlantıları üzerinden dosya transferleri, pdf/word/txt dosya işleri veya mail trafiği gibi süreçler Robot’un arayüz kullanmadan arka planda, dolayısıyla daha hızlı hallettiği işlerdendir.
RPA denince akla gelenler:
RPA pazarında çok sayıda firma ve yüksek bir rekabet var ancak Gartner’ın araştırmasına paralel olarak akla gelen ilk 3 uygulama, UiPath, Blue Prism ve Automatin Anywhere.
RPA uygulamalarının bir kısmı daha spesifik konularda(örneğin endüstri veya finans) uzmanlaşarak ön plana çıkmaya çalışken, Kronnika, Winwai, Robusta ve Robomotion gibi yerli RPA girişimleri de pazardan pay alma yarışında.
Dünyada RPA teknolojisinin kullanım oranı yüzde yaklaşık % 20 civarında. Sadece gelişmiş ülkeler ele alındığında ise bu oran % 70 seviyesine yükseliyor.
Çıkarım :
RPA Uygulamalarında temel beklenti maliyet tasarrufu olsa da, bu RPA’in pek çok faydasından yalnızca biridir. Verimlilik ve işgücü kazancının yanı sıra RPA, çalışanın yaşam kalitesini ve motivasyonunu arttırarak, rutin işlere ayrılan zamanın daha efektif kullanılmasına olanak sağlar.
Bir işletme de RPA’in etkin kullanımı, onu geleceğin teknolojileri arasında gören vizyoner yöneticilere ihtiyaç duyar.
RPA çalışmalarında daha iyi verim için, bir RPA geliştirme ekibinin tam zamanlı faaliyet yapısı içerisinde olması yararlı olacaktır. Süreç sahiplerinin de, RPA otomizasyonu geliştirilmesi aşamasında, RPA geliştirme ekibine yeterli desteği sağlaması beklenir.
“Bir teknolojiyi anlamanın en iyi yolu onu kullanmaktır” bakış açısıyla, RPA deneyimi dijital dönüşüm kültürü ve vizyonuna da katkı sağlar.
Şimdi lütfen rutin olarak yaptığınız, günlük veya haftalık olarak tekrarladığınız işleri aklınızdan geçirin ve hangilerinin RPA ile otomize edilebileceğini düşünmeye başlayın. Çünkü bu soru ile her an karşılaşabilirsiniz..
Sevgiler..
